WPS制作员工考勤管理表格详细操作教程：从表格搭建到自动统计

员工考勤数据比较多时，单纯依靠手工记录容易出现漏填、错填以及统计不准确等问题。使用WPS表格制作一份考勤管理表，可以把员工姓名、部门、日期、上下班时间、迟到早退以及出勤天数集中到一个工作表中，后续统计工资、核对考勤记录也会更加方便。

下面以常见的月度员工考勤表为例，详细讲解在WPS中如何从零开始制作，并介绍一些实际工作中比较常用的操作技巧。

一、先确定考勤表的基本结构

制作之前，建议先规划好表格栏目，不要直接录入数据。结构设计合理，后面使用公式统计时会省很多时间。

可以按照下面的方式设置：

实际使用时，可以根据公司的考勤制度增加“加班时长”“请假类型”“出差”“旷工”等字段。

如果员工数量较多，建议把“员工基础信息”和“每日考勤记录”分开管理，这样比把所有内容塞进一张表更加容易维护。

二、在WPS中建立考勤表

打开WPS Office，新建一个Excel表格。

第一步，在第一行输入表格标题，例如：

2026年8月份员工考勤管理表

选中标题所在区域，点击“合并居中”，再根据表格宽度调整字体大小。

第二步，在第二行或者第三行设置字段名称。

例如：

• A列：序号

• B列：员工编号

• C列：员工姓名

• D列：部门

• E列：考勤日期

• F列：上班时间

• G列：下班时间

• H列：出勤状态

• I列：迟到

• J列：早退

• K列：备注

输入完成后，可以选中整个区域，通过“开始”选项卡调整字体、边框、对齐方式和行高。

这里有一个比较实用的操作技巧：不要一开始就把所有列设置得特别宽。

先输入完整数据，再根据实际内容使用“最适合的列宽”进行调整，可以避免后续反复修改。

三、设置日期和时间格式

考勤表中最容易出现格式混乱的地方就是日期和时间。

例如，上班时间建议统一使用：

08:30

下班时间统一使用：

18:00

选中上班和下班时间所在的列，右键进入“设置单元格格式”，选择“时间”，也可以使用自定义格式。

日期则可以统一设置为：

2026/08/01

或者：

8月1日

如果后面需要利用公式计算迟到、早退等数据，建议使用真正的日期和时间格式，而不是直接输入带有文字的内容。

例如：

2026年8月1日

在视觉上没有问题，但后续参与公式计算时不如标准日期格式方便。

四、利用公式自动判断迟到

假设公司规定每天上午9:00上班。

如果F列是员工实际打卡时间，可以在I列判断是否迟到。

例如F2为上班时间，在I2输入：

=IF(F2>TIME(9,0,0),"迟到","")

按下Enter后，如果F2超过9:00，单元格会自动显示“迟到”，否则保持空白。

然后选中公式单元格右下角的小方块向下拖动，即可快速复制到其他员工记录。

五、设置早退判断

假设公司的正常下班时间为18:00，G列记录实际下班时间。

可以在J2输入：

=IF(G2<TIME(18,0,0),"早退","")

这样员工在18:00之前打卡，就会自动显示“早退”。

如果公司存在不同班次，就不建议直接把9:00和18:00写死在公式中，可以单独建立“考勤规则”区域，把规定的上班和下班时间放在固定单元格中，再通过绝对引用进行计算。

这种方法后期修改班次时更加方便。

六、自动生成出勤状态

如果希望根据上下班时间自动判断员工当天是否正常出勤，可以在H列设置判断公式。

例如：

=IF(OR(F2="",G2=""),"缺卡",IF(AND(F2<=TIME(9,0,0),G2>=TIME(18,0,0)),"正常","异常"))

公式的基本判断逻辑是：

1. 上班或下班时间为空，显示“缺卡”；

2. 上班不晚于9:00，并且下班不早于18:00，显示“正常”；

3. 其他情况显示“异常”。

实际工作中，可以按照公司的考勤制度继续加入请假、出差、外勤等情况。

七、用数据验证制作下拉选项

对于“出勤状态”“部门”“请假类型”等内容，没有必要每次手动输入。

例如H列可以设置：

• 正常

• 迟到

• 早退

• 缺卡

• 请假

• 出差

• 旷工

操作时，选中需要设置的单元格，找到WPS中的“数据”选项，选择“有效性”或“数据验证”，设置允许输入的内容。

完成之后，单元格会出现下拉选择项。

这个方法非常适合员工人数较多的考勤表，可以减少因为手工输入造成的文字不统一问题。

例如：

“请假”

“休假”

“事假”

如果这些名称没有统一，后续使用COUNTIF统计时就容易出现遗漏。

八、统计员工实际出勤天数

假设H列保存每天的考勤状态，需要统计某名员工一个月的正常出勤天数，可以使用COUNTIF函数。

例如：

=COUNTIF(H2:H32,"正常")

公式会统计H2:H32区域中“正常”的数量。

如果需要统计迟到次数：

=COUNTIF(H2:H32,"迟到")

统计早退次数：

=COUNTIF(H2:H32,"早退")

统计缺卡次数：

=COUNTIF(H2:H32,"缺卡")

通过这些简单的公式，可以快速生成月度考勤汇总结果。

九、制作月度考勤汇总表

如果员工较多，建议在原来的考勤明细表之外，再建立一个“月度汇总”工作表。

例如：

如果考勤明细已经按照员工进行整理，就可以使用COUNTIF、COUNTIFS等函数自动完成统计。

例如按照员工姓名和状态同时统计，可以使用：

=COUNTIFS(C:C,"张三",H:H,"迟到")

这样就可以统计“张三”一个月内的迟到次数。

十、利用条件格式突出异常考勤

考勤表数据比较多时，人工寻找“迟到”“早退”“缺卡”非常麻烦。

这时候可以利用WPS的条件格式功能。

选中考勤状态区域，进入：

开始 → 条件格式

然后根据实际需求设置规则。

例如：

• 单元格内容为“迟到”时突出显示；

• 单元格内容为“早退”时突出显示；

• 单元格内容为“缺卡”时突出显示；

• 单元格内容为“旷工”时突出显示。

这样打开考勤表后，可以快速发现异常记录。

如果数据量达到几百甚至上千条，这项功能会非常实用。

十一、使用筛选功能快速查找员工记录

当员工数量比较多时，可以给表头开启筛选。

选中标题行，进入：

数据 → 自动筛选

之后每个字段旁边都会出现筛选按钮。

例如点击“部门”，可以只查看行政部员工。

点击“出勤状态”，可以只筛选“迟到”或者“缺卡”。

如果人事部门需要单独核对异常考勤，这种操作比逐行查找效率高很多。

十二、冻结表头，避免数据多时找不到标题

考勤记录超过几十行以后，向下滚动时表头很容易消失。

可以在WPS中使用冻结窗格功能。

将光标放在需要冻结的位置，然后进入：

视图 → 冻结窗格

冻结第一行或表头区域。

设置完成后，无论向下滚动多少行，员工姓名、日期、上班时间等字段仍然会显示在顶部。

这是制作长表格时很容易被忽略的一个操作技巧。

十三、给考勤表添加序号自动填充

如果员工数量经常发生变化，可以利用ROW函数自动生成序号。

例如A2输入：

=ROW()-1

向下填充后，会自动生成：

1、2、3、4……

如果表头占用了两行，则可以根据实际行号调整公式。

相比手动填写序号，公式方式更适合员工增删频繁的管理表。

十四、WPS考勤表制作时的几个细节

1. 不建议合并大量数据区域

标题可以合并，但员工数据区域尽量不要频繁合并单元格。

大量合并单元格会影响筛选、排序以及公式统计。

2. 时间尽量采用标准格式

不要把“9点”“9:00到岗”“上午9点”等不同写法混在同一列中。

如果需要计算迟到时间，最好统一使用标准时间格式。

3. 原始考勤数据不要随意修改

如果考勤表是用于工资核算，建议保留原始打卡记录，另外制作统计表。

这样出现数据争议时，可以快速追溯。

4. 公式区域做好保护

统计公式较多时，可以将公式单元格进行保护，避免员工录入数据时误删公式。

5. 每月单独保存一份文件

例如：

2026年08月员工考勤表.xlsx

下个月再建立新的文件或工作表。

这样方便后期查询，也不容易因为数据量过大导致表格越来越复杂。

十五、一个比较实用的考勤表结构

如果是企业日常使用，可以采用“三张表”的方式。

第一张：员工信息表

保存：

• 工号

• 姓名

• 部门

• 职位

• 入职日期

• 考勤班次

第二张：每日考勤明细

保存：

• 日期

• 工号

• 姓名

• 上班时间

• 下班时间

• 出勤状态

• 迟到

• 早退

• 加班

• 备注

第三张：月度考勤汇总

保存：

• 员工姓名

• 应出勤天数

• 实际出勤天数

• 迟到次数

• 早退次数

• 请假次数

• 旷工次数

• 加班时长

这种结构比单独制作一张超大型表格更加清晰，也方便后续继续增加工资核算、部门统计等功能。

十六、WPS员工考勤管理表的制作思路总结

整个制作过程可以按照下面的顺序完成：

规划字段 → 建立表格 → 设置日期时间格式 → 设置下拉选项 → 编写考勤公式 → 设置条件格式 → 开启筛选 → 冻结表头 → 建立月度汇总 → 检查公式 → 保存模板

如果只是个人或小团队使用，基础的考勤表已经能够满足日常记录需求。

如果是公司人事部门长期使用，则可以继续增加自动计算迟到分钟数、加班小时数、请假天数、应出勤天数以及月度汇总等功能。

掌握这些WPS表格的基本操作后，不仅可以制作员工考勤表，还可以将同样的方法应用到值班记录、加班统计、请假管理等办公表格中。